Checkin Automatizado: Mejora en Experiencia de Huéspedes
El chekin automatizado en los alquileres vacacionales no es la norma, al menos por ahora. Sin embargo, los sistemas de chekin automatizado se han vuelto cada vez más populares en los últimos años, ya que las empresas buscan optimizar sus operaciones y mejorar la experiencia de los huéspedes.
El sector de hospitalidad, en particular los alquileres vacacionales, han adoptado rápidamente estos avances tecnológicos para satisfacer las expectativas cambiantes de los huéspedes y las demandas operativas.
Además, ya sabemos que cualquier cosa relacionada con la tecnología puede mejorar el rendimiento de los anuncios en los principales motores de reserva y contribuir a obtener opiniones positivas.
Esta ventaja tecnológica es crucial en un mercado competitivo, ya que ayuda a que las propiedades destaquen. La adopción de sistemas de chekin automatizados se ha visto impulsada por una serie de factores, entre los que se incluyen el deseo de reducir los costes laborales, mejorar la eficiencia y mejorar la experiencia general del cliente.
Al adoptar la automatización, puedes reducir significativamente las cargas administrativas y elevar los estándares operativos de tus propiedades, garantizando que todos los huéspedes disfruten de una llegada realmente libre de estrés.
Los sistemas chekin automatizados utilizan diversas tecnologías para agilizar el proceso de registro y mejorar la eficiencia.
Del mismo modo, las opciones de registro móvil permiten a los huéspedes registrarse utilizando sus teléfonos inteligentes, lo que elimina la necesidad de papel físico y reduce la posibilidad de que se pierdan o extravíen documentos.
Estos ejemplos ilustran la tendencia generalizada hacia el autoservicio, que ahora está teniendo un impacto crítico en el sector hotelero.
Ventajas del Uso del Chekin Automatizado para Alquileres Vacacionales
Contar con un chekin automatizado ofrece numerosas ventajas a los gestores de alquileres vacacionales, transformando de manera fundamental las operaciones diarias y la planificación estratégica:
Optimizacion de Tiempo y Aumento de Eficiencia
Los sistemas de chekin automatizado, como nuestro partner Check-in Scan App, optimizan el tiempo y agilizan el proceso de registro. Este enfoque integral permite a los gestores de propiedades gestionar registros, gestionar registros, supervisar contratos de alquiler con facilidad.
También permite la recopilación y el almacenamiento seguro de los datos de los huéspedes de conformidad con la legislación local, reduce los errores de introducción manual de datos y envía automáticamente la información necesaria a las plataformas gubernamentales pertinentes.
Los huéspedes pueden firmar los formularios de registro y de viajero de forma digital, desde una tableta o un dispositivo móvil, mientras que los gestores gestionan las facturas a través de un único panel de control centralizado.
Este control centralizado reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas repetitivas, lo que permite al personal centrarse en actividades que aportan más valor añadido. La capacidad de gestionar todo desde un solo lugar garantiza que todas las actividades relacionadas con el registro se coordinen a la perfección, lo que aumenta la eficiencia operativa general.
Reducir Tareas Manuales
El checkin automatizado elimina la necesidad de los formularios tradicionales en papel, adoptando un enfoque moderno y digital. Con este sistema, se puede utilizar un dispositivo móvil para escanear documentos de identidad o pasaportes, y los huéspedes pueden firmar digitalmente. Este enfoque «ecológico» no solo reduce el consumo de papel, sino que también elimina desplazamientos y trámites innecesarios, lo que contribuye a un funcionamiento más sostenible y eficiente. Agiliza la recopilación de la información necesaria de los huéspedes, lo que facilita el proceso tanto para ellos como para el personal.
Operaciones Automatizadas
El proceso automatizado agiliza significativamente el registro de huéspedes, lo que le permite centrarse en ofrecer la mejor experiencia posible a los huéspedes en lugar de verse abrumado por el papeleo administrativo y los imprevistos.
Este enfoque complementa automatizaciones operativas más amplias, como las que ofrece Doinn, que automatizan las limpiezas, la programación y la gestión del personal para mejorar las operaciones generales de la propiedad.
Doinn, por ejemplo, ayuda a las empresas a automatizar las limpiezas sincronizando las reservas desde PMS o iCal, lo que garantiza que nunca se pierda ninguna renovación. También agiliza las operaciones al gestionar múltiples anuncios desde una única plataforma, ofreciendo visibilidad en tiempo real del estado de preparación de cada propiedad para los huéspedes.
La plataforma está diseñada para que la compleja coordinación resulte sencilla. Con nuestras funciones de gestión del trabajo, puede utilizar un panel de distribución de tareas de arrastrar y soltar para asignar limpiezas de última hora en cuestión de minutos, ver la disponibilidad de su equipo en tiempo real y priorizar las tareas para atender las necesidades urgentes. Esto garantiza que, incluso con ausencias inesperadas del personal o reservas de última hora, la propiedad esté perfectamente preparada para el próximo huésped utilizando su sistema de registro automático.
Además, el control de gestión de calidad de Doinn garantiza que la excelencia esté estandarizada. Puedes crear listas de verificación detalladas con subidas de fotos obligatorias, lo que garantiza que cada servicio cumple con tus más altos estándares.
Esta perfección del backend es lo que hace que un chekin automatizado sin estrés sea realmente impactante, ya que los huéspedes llegan a una propiedad impecable.
Aumento de Control
Con un panel de control central, los gestores de propiedades obtienen un sistema de gestión integral para todas las actividades relacionadas con el registro de entrada. Este mayor nivel de control garantiza que todos los datos de los huéspedes y los procesos de registro se gestionen de forma eficiente y segura. Ofrece una visión general de todas las interacciones con los huéspedes, lo que permite una mejor toma de decisiones y una gestión proactiva.
Cómo Mejora la Experiencia del Huésped el Checkin Automatizado
La verdadera magia del checkin automatizado reside en su capacidad para transformar la llegada del huésped en una experiencia fluida y sin complicaciones, lo que mejora directamente su satisfacción:
- Flexibilidad y comodidad: los huéspedes pueden registrarse automáticamente utilizando un código QR, en línea o a través de una interfaz web sin necesidad de descargar una aplicación. Esta flexibilidad les permite completar el proceso de registro desde su dispositivo móvil, llevando la recepción «en el bolsillo». Esta adaptabilidad se adapta a las diversas preferencias de los huéspedes, proporcionándoles un comienzo moderno y accesible para su estancia. Las opciones incluyen el registro automático con un código QR para evitar desplazamientos físicos, el registro en línea, en el que los huéspedes pueden escanear, firmar y enviar su registro a las autoridades, y el registro web, que está disponible sin necesidad de descargar ninguna aplicación. El escaneo de registro también agiliza el proceso tradicional de registro en persona.
- Acceso más rápido: al escanear el documento de identidad o pasaporte y firmar digitalmente, los huéspedes pueden completar rápidamente su registro, evitando retrasos y largas colas. Este proceso acelerado significa menos esperas y un acceso más inmediato a su alojamiento, lo que hace que su llegada sea fluida y agradable. Los huéspedes pueden entrar rápidamente en su propiedad, lo que mejora su primera impresión y su satisfacción general.
- Reducción del estrés: La eliminación del papeleo manual y los trámites administrativos presenciales minimiza las posibles fricciones a la llegada, lo que permite a los huéspedes instalarse y empezar a disfrutar de su estancia de inmediato. Esto contribuye directamente al objetivo general de proporcionar una experiencia positiva y sin estrés. Al permitir a los clientes registrarse sin necesidad de interacción humana, las empresas pueden reducir los tiempos de espera y eliminar posibles cuellos de botella en el proceso de registro. Esto puede dar lugar a una experiencia más fluida y agradable para los huéspedes, lo que crea un ambiente positivo para toda su visita.
Cómo Implementar el checkin Automatizado con Check-in Scan App
Para las empresas que desean implementar sistemas de registro automático, hay una serie de consideraciones clave que debes tener en cuenta.
En primer lugar, es importante evaluar cuidadosamente las necesidades específicas de su negocio y seleccionar una solución que se ajuste a tus metas y objetivos. Esto implica comprender el tipo de propiedad, el volumen de huéspedes y la infraestructura operativa existente.
Una vez que haya identificado las necesidades de su negocio, el siguiente paso es analizar el número de opciones disponibles para hacerlo.
Por eso, hoy le presentamos a nuestro socio de confianza, Check-in Scan, experto en registro de huéspedes, que ofrece soluciones sólidas adaptadas a diversos tipos de alojamiento, incluyendo hoteles, moteles, alquileres vacacionales, hostales, campings, alojamientos rurales, complejos residenciales y Bed & Breakfasts.
Check-in Scan se adapta a tus necesidades de gestión de huéspedes y volumen para cualquier tipo de alojamiento.
Así es como Check-in Scan facilita el registro automático, proporcionando un proceso fácil de usar y eficiente tanto para los gerentes como para los huéspedes:
- Múltiples opciones de registro: Check-in Scan admite el registro automático con código QR, lo que permite a los huéspedes registrarse de forma remota y evitar desplazamientos físicos. También ofrece el registro en línea, donde los huéspedes pueden escanear sus documentos, firmar digitalmente y enviar su registro directamente a las autoridades. Para mayor comodidad, existe el registro web, que está disponible sin necesidad de que los huéspedes descarguen ninguna aplicación. Además, agiliza el proceso de registro presencial para situaciones en las que se prefiere o es necesaria la interacción directa. Estas variadas opciones garantizan flexibilidad para todo tipo de huéspedes y escenarios operativos.
- Proceso sencillo: El proceso principal está diseñado para ser sencillo y seguro. Consta de tres pasos principales: en primer lugar, escanear el código MRZ del DNI o pasaporte para capturar rápidamente los datos del viajero; en segundo lugar, obtener la firma digital del viajero en los formularios de registro, los contratos de alquiler o las normas de alojamiento; y, en tercer lugar, enviar de forma segura el registro a las autoridades. Esta recopilación de datos solo incluye los datos exigidos por la ley, lo que cumple con todas las normativas en materia de datos.
- Capacidades de integración: Check-in Scan se integra perfectamente con los sistemas de gestión de propiedades (PMS), cerraduras inteligentes e intercomunicadores, lo que agiliza aún más la gestión de los registros de alojamiento. Esta conectividad se traduce en un ecosistema operativo más cohesionado y eficiente. En concreto, esto permite a los usuarios de Doinn conectar su PMS existente para la limpieza automatizada y la gestión del personal con Check-in Scan para un registro eficiente de los huéspedes. La integración entre Check-in Scan y Doinn crea un sistema holístico que abarca todo, desde el registro de huéspedes hasta la gestión de la limpieza y la programación del personal, lo que en última instancia ahorra tiempo y costes operativos. Doinn, por ejemplo, ofrece más de 50 integraciones perfectas con PMS o iCal, lo que proporciona una plataforma sólida para automatizar diversos aspectos de la gestión de propiedades.
- Funcionalidad sin conexión: para alojamientos rurales o zonas con cobertura limitada, Check-in Scan permite el registro sin conexión, lo que garantiza un servicio ininterrumpido independientemente de la conectividad a Internet. Esta función es vital para propiedades situadas en zonas remotas donde el acceso constante a Internet puede ser un reto.
- Fiabilidad probada: Check-in Scan demuestra una fiabilidad excepcional, ya que ha procesado más de 8 millones de registros hasta la fecha y cuenta con la confianza de 7000 clientes. La plataforma también cuenta con más de 300 000 descargas de la aplicación en Google Play y App Store, lo que destaca su amplia adopción y la satisfacción de los usuarios. Este amplio historial subraya su posición como plataforma líder en el registro de huéspedes.
- Asistencia personalizada: Check-in Scan ofrece una sólida asistencia personalizada, prestando atención «de persona a persona». Esta asistencia está disponible en español, inglés, portugués e italiano a través de chat, correo electrónico, teléfono y WhatsApp. Los usuarios suelen recomendarla con valoraciones de 5 estrellas debido a su asistencia rápida, cercana y resolutiva, que garantiza que siempre se disponga de ayuda cuando se necesita.
Por qué Deberías Implementar el Chekin Automatizado
Más allá de la mera comodidad, el checkin automatizado se está convirtiendo en una necesidad debido a la evolución de los requisitos legales y la demanda de una seguridad de datos sólida:
- Cumplimiento legal: Check-in Scan garantiza el pleno cumplimiento de los requisitos legales críticos y las políticas de protección de datos, incluidos el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el Real Decreto 933/2021. La plataforma está diseñada para recopilar solo la información necesaria, respetando estrictamente los derechos y la privacidad de los usuarios. Este compromiso con el cumplimiento protege a los gestores de propiedades de posibles problemas legales y multas. La plataforma también ofrece el envío directo y automático de los registros de los viajeros a la policía en países como España, Italia, Portugal y Croacia, cumpliendo con los mandatos legales críticos esenciales para los gestores de propiedades en estas regiones. Check-in Scan garantiza que «lo que ocurre en Check-in Scan, se queda en Check-in Scan» al adherirse estrictamente a los principios del RGPD.
- Seguridad mejorada: todos los datos confidenciales de los huéspedes se cifran con SSL de 2048 bits y se almacenan en servidores seguros, lo que garantiza la protección de la información con medidas de seguridad avanzadas. Es fundamental destacar que Check-in Scan no guarda capturas de sus documentos, lo que añade una capa adicional de privacidad y seguridad para la información personal confidencial. Esta sólida infraestructura de seguridad protege tanto a los huéspedes como a los gestores de propiedades de violaciones de datos y usos indebidos.
- Funciones preparadas para el futuro: Check-in Scan está en continua evolución, con nuevas funciones diseñadas para optimizar aún más las operaciones y el cumplimiento normativo. Entre ellas se incluyen el cálculo automático del impuesto turístico, que simplificará la gestión financiera de los propietarios, y la verificación de la identidad con una foto del huésped, lo que mejorará la seguridad y evitará el fraude. La plataforma también tiene planes para introducir funciones beta como la gestión del pago de depósitos, conectándose directamente a las cuentas de Stripe.
Conclusión
En conclusión, los sistemas de registro automático se han vuelto cada vez más populares en diversos sectores, ya que las empresas buscan optimizar sus operaciones y mejorar la experiencia del cliente.
Estos sistemas aprovechan la tecnología para simplificar el proceso de registro y, en nuestro sector en concreto, ayudan a ofrecer a los huéspedes una mayor flexibilidad y la opción más rápida para su estancia. Como se puede observar, el registro automático es más que una simple comodidad; es una herramienta estratégica para cualquier negocio de alquiler a corto plazo o hostelería que aspire a la excelencia operativa y a la máxima satisfacción de los huéspedes.
Al aprovechar soluciones como Check-in Scan, puede garantizar el cumplimiento legal, mejorar la seguridad de los datos y, lo que es más importante, proporcionar una experiencia verdaderamente moderna y sin estrés a todos los huéspedes, desde su primera interacción hasta su llegada sin contratiempos. Se trata de dotar a su negocio de las herramientas necesarias para satisfacer las demandas modernas y superar las expectativas de los huéspedes.
¿Estás listo para transformar la experiencia de registro de tus huéspedes y garantizar el cumplimiento normativo? ¡Visita hoy mismo la web de nuestro partner Check-in Scan App!
